La hoja de cálculo aguanta hasta que te va bien
Excel es una calculadora excelente y un mal sitio compartido. Las cuatro formas en que se rompe al pasar de cinco clientes a veinte, y cómo saber si ya te pasó.
Con cinco clientes la hoja de cálculo funciona. Y no «funciona a medias»: funciona bien. Una pestaña por persona, te las sabes de memoria y en treinta segundos sabes por dónde va cada uno. Quien te diga que con cinco clientes ya necesitas un software te está vendiendo algo.
El problema es que no se rompe de golpe. No hay un lunes en el que la hoja deje de abrirse. Se va rompiendo por los bordes, y para cuando lo notas llevas meses haciendo a mano un trabajo que la herramienta ya no sostiene.
Estas son las cuatro roturas, por orden de aparición.
1. La versión que abre tu cliente no es la tuya
Le mandaste el plan el 3 de marzo. El 12 le cambiaste el press banca por inclinado porque el hombro le estaba molestando, y se lo dijiste por mensaje.
Desde ese día hay dos planes: el tuyo, que está bien, y el suyo, que es el de marzo más un mensaje que hay que ir a buscar. El jueves te pregunta por un ejercicio que quitaste hace tres semanas y por un momento piensas que no te escucha. No es eso. Es que su copia dice otra cosa.
Un documento deja de ser tuyo en cuanto lo envías. Lo que hoy llamas «mantener el plan» es mantener tantas copias como clientes tengas, y esa cuenta solo sube.
2. El histórico no existe: existe tu memoria
El peso está en una conversación de marzo. Las fotos, en la galería del móvil. Los perímetros, en una nota que empieza por «Marta». Y la hoja tiene la última columna que te dio tiempo a rellenar.
Así es como la revisión del jueves acaba reconstruyéndose el miércoles a las once. Y el coste no es el rato que te lleva: es que la conversación que ibas a tener sobre su progreso termina siendo sobre lo que consigues recordar.
Nada de esto es culpa de la hoja. Una hoja guarda lo que escribes en ella, y tú no escribes las fotos.
3. No hay forma de mirarlos a todos a la vez
Una pestaña por cliente es una decisión que se paga tarde. Es la forma perfecta de trabajar con uno y la peor de preguntar algo de todos.
«¿Quién ha bajado el ritmo este mes?» Para contestar eso hay que abrir quince pestañas y comparar a ojo. Nadie hace eso un lunes de verdad, con la primera sesión a las siete.
Y como la pregunta no se puede contestar, se deja de hacer. Pero no desaparece: la sustituyes por una sensación. Y la sensación siempre llega tarde.
4. Lo que hace tu cliente no vuelve
Esta es la grave, y la última que se ve. La hoja guarda lo que mandaste. Lo que él hizo no está: ni las series que completó, ni el peso que movió, ni los días que no apareció.
Puedes pedirle que lo apunte. Algunos lo hacen tres semanas. Al final acabas con la mitad de la información que necesitas, y justo con la mitad que ya sabías, porque la escribiste tú.
Todo lo demás de esta lista es incomodidad. Esto es otra cosa: es llevar un negocio de seguimiento sin datos de seguimiento.
Cómo saber si ya te ha pasado
- Has reenviado el mismo plan dos veces al mismo cliente este mes.
- Antes de una revisión, buscas datos en tres sitios distintos.
- No sabrías decir, sin mirar nada, quién lleva dos semanas flojo.
- Tienes una pestaña de pagos que no cuadra del todo con lo que has cobrado.
- Has dejado de actualizar la hoja de alguien porque «ese ya lo llevo de cabeza».
Con una, normal. Con tres, la hoja ya no es tu herramienta: es tu deuda.
Lo que no arregla cambiar de herramienta
Conviene decirlo, porque es lo que casi nadie dice. Cambiar de herramienta no te va a traer clientes. No evita las bajas: evita enterarte el último. Y migrar cuesta trabajo —el que te diga que no, otra vez, te está vendiendo algo—, así que empieza por dos o tres personas y no por la cartera entera.
Y si llevas dos o tres clientes, no cambies nada. La hoja te sobra. Esto empieza a doler a partir de diez o doce, y no antes.
El problema no es Excel
La hoja de cálculo no es una mala herramienta. Es una calculadora excelente. Lo que pasa es que la estás usando como base de datos compartida entre veinte personas que no la ven, que es justo para lo que no está hecha.
De las cuatro roturas, la cuarta es la que sale más cara, porque es la que decide si te enteras de una baja en la semana dos o en la sexta. Esa tiene artículo propio: nadie se da de baja el día que lo deja.